Biết được cách để tìm được địa điểm tổ chức sự kiện phù hợp là điều tối quan trọng đối với bất kỳ chiến dịch tiếp thị marketing nào. Một trong những khía cạnh thách thức nhất là đảm bảo không gian tối ưu nhất cho sự kiện của bạn.
Cách tiếp cận tốt nhất là tra khảo thông tin địa điểm quanh khu vực bạn mong muốn, tuy nhiên chìa khoá để tìm ra nơi cho thuê phòng hội thảo hoàn hảo nhất dành cho bạn cần nhiều yếu tố hơn bạn nghĩ.
Đừng mạo hiểm chọn địa điểm một cách nhanh chóng vì điều đó có thể gây ra hậu quả nghiêm trọng sau này. Đầu tư thời gian vào tìm kiếm 1 vị trí địa điểm phù hợp là bước quan trọng và cũng chính là giải pháp thông minh, hiệu quả trong chi phí.
Bất kể buổi hội thảo hay workshop của bạn xoay quanh là gì, việc tìm được địa điểm thích hợp sẽ tạo ra sự khác biệt trong trải nghiệm của người tham gia. Dưới đây là 9 câu hỏi bạn nên tự đặt ra trước khi bắt đầu tìm kiếm không gian sự kiện.
Địa điểm bạn chọn có dễ tìm kiếm ?
- Việc lựa chọn một địa điểm dễ dàng tìm kiếm giúp tối đa hoá số lượng khách mời tham dự hội thảo. Giảm thiểu rủi ro khách không thể tìm được địa điểm tổ chức và bỏ về.
Có khách sạn, nhà nghỉ nào gần đấy không ?
- Câu hỏi này sẽ quan trọng đối với những sự kiện có khách mời tới từ nhiều vùng, hãy xem xét yếu tố thuận tiện cho khách mời, và dịch vụ đưa đón di chuyển tới nơi tổ chức nếu có.
Phòng bạn chọn có trống lịch vào ngày bạn cần không ?
- Câu hỏi tiên quyết nếu như bạn không muốn sự kiện sẽ đổ bể vì cả khách mời lẫn host đều không có phòng để tham dự.
Không gian phòng có phù hợp với hình ảnh của sự kiện bạn đang hướng tới ?
- Chắc chắn rằng điểm tổ chức sự kiện của bạn phù hợp với thương hiệu của bạn và thu hút đối tượng mục tiêu cũng như các bên liên quan.
Ngân sách của bạn cho việc thuê không gian tổ chức là bao nhiêu ?
- Đừng bao giờ nghĩ đến chuyện tìm kiếm điểm hội thảo khi bạn chưa có hoạch định rõ ràng về tài chính
Số lượng nhân viên tham dự sự kiện và trách nhiệm của mỗi bên ?
- Bao gồm các công việc đội của bạn sẽ triển khai và công việc bên cho thuê phòng tổ chức sự kiện sẽ chịu trách nhiệm
Những thiết bị hỗ trợ bạn cần trong quá trình tổ chức ?
- Lên danh sách và tìm kiếm hỗ trợ từ phía cho thuê tổ chức hội thảo nếu bạn cần
Những yêu cầu kỹ thuật cần thiết cho hội nghị ?
- Wifi, trạm sạc dự phòng để ngăn chặn sự phiền toái của những người tham dự.
Tiệc ngọt có cần thiết ?
- Kiểm tra với nơi tổ chức hội nghị xem họ có thêm dịch vụ này không, hoặc bạn cũng có thể tự chuẩn bị trà, bánh, hoa quả cho người tham dự.
Trên địa bàn Hà Nội hiện nay có khá nhiều cơ sở cho thuê và tổ chức event, hội thảo, nếu bạn đang cần tìm một địa chỉ tin cậy với chi phí hợp lý, tham khảo Phòng họp và event cho thuê tại BisHub Coworking tại đây.
