Tổ chức sự kiện/ hội thảo / workshop là cơ hội để bạn đánh bóng thương hiệu của mình. Cũng là cái cớ chuyên nghiệp để nhà đầu tư tiếp cận bạn hàng, đối tác giúp thúc đẩy thông tin hai chiều và tăng cường quan hệ có lợi của doanh nghiệp. Và set up chính là bước đầu tiên trong quá trình chạy sự kiện đòi hỏi mọi chi tiết đều phải được lên kế hoạch kỹ lưỡng.
Ghi nhớ những điều sau đây để sự kiện của bạn diễn ra với 100% tốt đẹp.
Chọn ngày tổ chức sự kiện
Nghe thật đơn giản nhưng lại tối quan trọng. Đối với sự kiện thường niên, ngày giờ tổ chức đã được định trước ( sinh nhật công ty, tổ chức trung thu, giáng sinh ). Còn đối với những sự kiện mới, bạn cần thăm dò trước thời gian tổ chức.
Lưu ý:
- Ngày tổ chức được thống nhất với diễn giả, khách mời ( nếu có )
- Xem dự báo thời tiết trước, tránh những ngày mưa giông, lũ lụt
- Bỏ qua những ngày nghỉ lễ, tôn giáo
- Cho nhân sự đủ thời gian để chuẩn bị thấu đáo và kỹ lưỡng
Lên kế hoạch cụ thể của sự kiện
Không chỉ là một buổi gặp mặt đơn thuần, mỗi workshop hay hội thảo đều có chủ đề chính được đề cập và triển khai xuyên suốt. Vạch ra timeline chi tiết nhất có thể, check list về con người và đồ dùng cần chuẩn bị.
Kế hoạch này phải bao gồm:
- Ngân sách cụ thể
- Số lượng người tham gia
- Địa điểm, hậu cần
- Diễn giả, mc
- Truyền thông, quảng cáo
- Nội dung, tài liệu sử dụng
Khảo sát địa điểm
Nhiều người làm event dễ dàng trong khâu này dẫn đến nhiều hậu quả đáng tiếc xảy ra. Trong kế hoạch bạn cần đề cập cụ thể số lượng khách mời để lựa chọn phòng hội thảo có diện tích hợp lý.
Ngoài ra bạn cần tìm hiểu kỹ về trang thiết bị và máy móc có sẵn tại điểm thuê: loa, đài, tv, màn hình, máy chiếu, ánh sáng, ghế ngồi
Hiện nay tại địa bàn Hà Nội có rất nhiều địa điểm cho thuê hội thảo. Quy mô từ 30 – 250 người, bạn có thể lựa chọn các coworking space với không gian hiện đại, chuyên nghiệp và được trang bị thiết bị cần thiết cho buổi event của bạn.
Ngoài ra bạn cũng cần quan tâm đến vị trí địa điểm, chỗ để xe và các tiện ích đính kèm
Đừng quên BisHub Coworking Space là điểm đến lý tưởng cho các buổi hội thảo, workshop.
Chi phí chỉ từ 500.000/h bạn được sử dụng
- Máy chiếu, màn hình
- Smart TV
- Bảng Flip chart
- Loa, Micro hiện đại
Khảo sát và rà soát
Trước ngày tổ chức, hãy bỏ thời gian để rà soát lại tất cả các công việc, đảm bảo tiến độ thực hiện. Ngoài ra, bạn cần rà soát lại danh sách khách mời, đảm bảo đã gửi giấy mời và thông báo tới tất cả khách mời cũng như diễn rả. Càng tỉ mỉ cẩn thận bao nhiêu, càng ít sai sót bấy nhiêu. Chúc bạn thành công!
