Những năm gần đây, văn phòng ảo với vị trí đẹp, tích hợp nhiều dịch vụ và tiện ích cho hoạt động kinh doanh đang dần trở thành xu hướng và được nhiều doanh nghiệp lựa chọn.
Văn phòng ảo là kiểu văn phòng làm việc mới và hiện đại mới được du nhập vào Việt Nam trong khoảng vài năm trở lại đây. Ở nhiều nước trên thế giới, văn phòng ảo là nơi cung cấp địa chỉ kinh doanh tại những vị trí đẹp, mang lại sự nhanh chóng và thuận lợi khi doanh nghiệp có nhu cầu mở rộng quy mô kinh doanh. Song, khi du nhập vào Việt Nam, văn phòng ảo có nhiều sự thay đổi, phát triển thêm nhiều dịch vụ để phù hợp với văn hóa kinh doanh cũng như đáp ứng có hiệu quả nhu cầu thực tế. Có nhiều lý do tác động khiến văn phòng ảo phát triển nở rộ và ngày càng được ưa chuộng, nhưng lý do cốt lõi vẫn là tiết kiệm chi phí.
Ngoại cảnh tác động
Không thể phủ nhận rằng sự suy thoái của nền kinh tế là cơ hội để thị trường văn phòng ảo gặt hái bội thu. Những bước chuyển mình tích cực của loại hình văn phòng này từ sau năm 2008 càng khẳng định nhận định trên là đúng. Kinh tế khó khăn khiến cơ hội phát triển của doanh nghiệp bị hạn chế, bắt buộc các doanh nghiệp phải cắt giảm tối đa chi phí để tiếp tục tồn tại. Với lợi ích tiết kiệm chi phí, văn phòng ảo là cứu cánh của các doanh nghiệp trước nguy cơ tuyên bố phá sản. Theo thống kê của một số đơn vị cho thuê văn phòng ảo, vào cuối năm 2008 đến nửa đầu năm 2009, số lượng khách hàng tìm đến loại hình văn phòng này tăng 100-150% so với thời điểm trước suy thoái. Nhiều đơn vị cũng khẳng định rằng, doanh thu cũng tăng gấp 3 lần khi so sánh với những năm đầu đi vào hoạt động.
Văn phòng truyền thống đang được thay thế bởi các văn phòng ảo
Lợi ích lớnTuy nhiên, những chuyển biến khởi sắc của nền kinh tế cũng không thể hạn chế được sự cạnh tranh gay gắt và quyết liệt giữa các doanh nghiệp. Vì vậy, chi phí đối với doanh nghiệp, nhất là những doanh nghiệp vừa và nhỏ được xem là yếu tố quan trọng nằm trong gói giải pháp tồn tại. Hạn chế chi phí cố định để tập trung gần như toàn bộ nguồn lực vào phát triển kinh doanh chính là lợi thế cạnh tranh. Điều này cho thấy, khi nền kinh tế vẫn đặt ra nhiều thách thức, văn phòng ảo với những lợi ích mang lại ưu thế cạnh tranh sẽ vẫn là lựa chọn hàng đầu của nhiều doanh nghiệp.
Về chi phí, văn phòng tiết kiệm 70- 80% so với chi phí thuê văn phòng truyền thống nhưng doanh nghiệp không chỉ sở hữu không gian và thời gian làm việc đối với văn phòng đã thuê mà còn nhiều dịch vụ tiện ích đi kèm, bao gồm: lễ tân, quản lý thư từ, trả lời điện thoại, phòng họp, sảnh tiếp khách, dịch vụ vệ sinh văn phòng và tư vấn kế toán, tư vấn thuế… Tất cả dịch vụ đều nằm trong một gói chi phí tiết kiệm.
Xét về mặt thời gian, việc dành hàng tuần hay thậm chí hàng tháng để thiết kế văn phòng đối với văn phòng làm việc truyền thống được thay thế bằng vài giờ đồng hồ khi doanh nghiệp lựa chọn thuê văn phòng ảo. Bên cạnh đó, các trang thiết bị văn phòng như máy in, máy fax, máy photocopy… đều được bố trí sẵn, có thể phục vụ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp sớm nhất. Việc tiết kiệm chi phí và hạn chế lãng phí thời gian vào những công việc thứ yếu sẽ góp phần to lớn vào việc tăng hiệu quả kinh doanh.
Văn phòng ảo được nhiều doanh nghiệp hiện đại lựa chọn.
Tuy nhiên, đối tượng doanh nghiệp sử dụng văn phòng ảo vẫn có sự hạn chế. Phần lớn doanh nghiệp còn e ngại về vấn đề lợi nhuận và hiệu quả kinh doanh trong tương lai. Điều này có nghĩa là, khi doanh nghiệp có thể khẳng định sự tồn tại và đứng vững trên thương trường, doanh nghiệp vẫn cần đến văn phòng làm việc cố định truyền thống. Bên cạnh đó, với những doanh nghiệp có số lượng nhân viên tương đối lớn và tính chất công việc yêu cầu nhân viên phải có mặt ở công ty thường xuyên, thì doanh nghiệp vẫn cần đến loại hình văn phòng truyền thống.Ngoài ra, với những gói dịch vụ đa dạng được thiết kế phù hợp với nhiều nhu cầu sử dụng cũng như các gói ngân sách khác nhau, nhiều đối tượng doanh nghiệp có thể tiếp cận dịch vụ văn phòng ảo. Năm 2006, các đơn vị cho thuê văn phòng ảo, điển hình là Regus – công ty toàn cầu về cung cấp không gian làm việc uy tín và cũng là một trong những công ty tiên phong mang dịch vụ văn phòng ảo đến gần hơn với các doanh nghiệp Việt Nam, chỉ cung cấp dịch vụ đáp ứng mục tiêu mở văn phòng đại diện của các công ty nước ngoài muốn hoạt động tại Việt Nam hoặc ngược lại. Hiện nay, Regus đã mở rộng và phát triển nhiều gói dịch vụ khác nhau giúp doanh nghiệp không bị giới hạn lựa chọn.
Tóm lại, văn phòng ảo là xu hướng mới đáp ứng phong cách làm việc hiện đại khi cần thiết với lợi ích tiết kiệm chi phí nhưng văn phòng truyền thống vẫn thực sự cần thiết và có hiệu quả khi doanh nghiệp tận dụng tối đa thời gian và không gian cũng như toàn bộ trang thiết bị đã đầu tư cho văn phòng.
